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Correo institucional COOPAC
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GEOMASTERSOLUTIONS S.A.S.
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COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO COOPACSu correo
institucionalLo que cambia, por qué cambia y qué necesitamos de usted hoy.20 minutos · Antes del almuerzoGEOMASTERSOLUTIONS S.A.S. PK
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Cambio de tema y de tono. Dilo claro: 'Esto no es de inteligencia artificial. Son veinte minutos de un asunto pendiente de la cooperativa, y necesito algo de ustedes al final.' Que sepan desde el primer segundo que hay una tarea.1PK
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2CORREO INSTITUCIONAL · COOPACDÓNDE ESTAMOS HOYEsto es lo que hay en el servidor25personas en el listado13sin correo institucional56buzones en el servidor31 GBde correo guardadoMás de la mitad de esos 56 buzones no coincide con nadie del listado actual. Y de las 25 personas, 13 no tienen una dirección de la cooperativa: han venido trabajando con lo que tenÃan a mano.No es desorden de nadie: es lo que pasa cuando el correo crece sin una regla.PK
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Presenta los numeros sin dramatizar y sin senalar a nadie. La frase clave es la del pie: nadie hizo nada mal, simplemente nunca hubo una regla escrita. Eso baja las defensas y permite hablar del tema.2PK
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3CORREO INSTITUCIONAL · COOPACLO QUE MÃ�S NOS PREOCUPATrece personas usan su correo personal para trabajar Datos de socios fuera de la cooperativaNombres, cédulas y montos viajando por cuentas particulares Si la persona sale, el historial se va con ellaLos contactos y las conversaciones no vuelven La cooperativa no puede respaldar ni responderAnte un requerimiento no hay de dónde sacar lo que se escribió El socio no distingue quién le escribeUn correo particular no se ve como la cooperativaNadie lo hizo por comodidad: lo hicieron porque no tenÃan otra opción.PK
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Esta es la diapositiva que justifica todo el cambio. Dila sin reproche —insiste en el remate— porque si alguien se siente acusado deja de escuchar. El argumento que convence no es 'esta mal', es 'la cooperativa no puede protegerlos si pasa algo'.3PK
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4CORREO INSTITUCIONAL · COOPACLO QUE SE DECIDIÓEl correo se muda a un servidor dedicadoHoy el correo comparte servidor con páginas web de otros clientes. Eso trae tres problemas que se resuelven al separarlo. Sus correos lleganHoy, si otro sitio del mismo servidor envÃa spam, la dirección IP entra en listas negrasY el correo de la cooperativa cae en la bandeja de no deseados del socioUn servidor dedicado solo hace correo: cuida esa reputación porque es su negocio El correo es la pieza que faltaLa página web de la cooperativa ya se migró y se puso al dÃaEl correo se quedó en la plataforma anterior, sin actualizarMoverlo cierra un trabajo que empezó hace tiempo Nadie puede suplantar el dominioSe configuran los tres registros que autentican al remitenteSin ellos, cualquiera puede enviar correos que aparenten venir de @coopac.fin.ecPara una cooperativa eso es riesgo de fraude al socioPK
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Los tres argumentos tecnicos, en lenguaje de persona. El primero es el que mas les toca: 'si el correo de la cooperativa cae en spam, el socio no se entera de su cuota'. DOS AVISOS: no menciones el nombre del proveedor —para ellos es 'un servidor dedicado'—, y no digas que la web y el correo estan juntos: la pagina de la cooperativa ya se migro, el correo es lo unico que quedo atras.4PK
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5CORREO INSTITUCIONAL · COOPACCÓMO SER� SU DIRECCIÓNNombre y apellido, sin abreviarnombre.apellido@coopac.fin.ecSu primer nombre, un punto y su primer apellidoAntesmortega@coopac.fin.ecNadie sabe quién esAhoramartha.ortega@coopac.fin.ecEl socio lee un nombreUn detalle que importa: hoy hay dos compañeras con el mismo buzón «mhurtado» y no sabemos de quién es. Con el nombre completo eso no vuelve a pasar.PK
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Aqui se ve el beneficio concreto. El caso 'mhurtado' es real y lo entienden al instante: dos personas, un buzon, nadie sabe cual correo es de quien. No des nombres en voz alta, di 'dos companeras del mismo apellido'.5PK
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6CORREO INSTITUCIONAL · COOPACLA REGLA QUE VAMOS A SEGUIRHay dos tipos de correo y hacen falta los dos De personanombre.apellido@Para su trabajo del dÃa a dÃaEl socio conversa con usted, no con un buzónQueda claro quién dijo qué: eso lo pide el controlLo que usted firma lleva su nombre De funciónagenciatena@Para lo que sobrevive a las personasLo que llega de organismos, proveedores y socios nuevosSi alguien sale, la función sigue atendidaYa existen: hoy hay dieciséis de estosCómo saber cuál va: si la respuesta debe seguir llegando cuando usted ya no esté, es un buzón de función. Si la conversación es con usted, es el suyo.PK
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La pregunta que siempre sale es 'entonces cual uso'. La regla del pie la responde de una vez y es facil de recordar. Repitela en voz alta: 'si debe seguir llegando cuando usted no este, es de funcion'.6PK
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7CORREO INSTITUCIONAL · COOPACPOR QUÉ ESTA VEZ ES DISTINTOYa se intentó antes, y no cuajó En el servidor hay veinte buzones con el formato nombre.apellido, creados hace tiempo. Todos siguen vacÃos: 152 KB cada uno, solo el mensaje de bienvenida.Se crearon las cuentas y ahà quedaron. La gente siguió con lo que ya usaba, porque nadie le dijo cuál era la suya ni por qué debÃa cambiar. Aquella vezSe crearon los buzones y se avisó por correo. Nadie confirmó nada. Esta vezCada persona confirma su dirección hoy, aquÃ, antes de crearla.PK
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Momento delicado: NO senales a Sistemas ni a nadie. El mensaje es 'crear el buzon no es lo mismo que usarlo'. Esta diapositiva existe para justificar por que les pedimos dos minutos hoy en vez de mandarles otro correo que nadie va a contestar.7PK
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8CORREO INSTITUCIONAL · COOPACDÓNDE VA A LEER SU CORREOGeomaster MailEl mismo equipo que construyó la Suite IA que vieron esta mañana desarrolló el correo. Se ve como algo de este sigloRápido en el teléfono y en el computador Asistente de redacción con IALe ayuda a escribir y a responder, como lo de esta mañana Busca de verdadEncuentra un correo de hace tres años en un segundo Su correo donde estéEn el navegador o en la aplicación del teléfonoLa misma casa que hizo la Suite hizo el correo: si algo falla, ya saben a quién llamar.PK
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ENSENALO EN VIVO si hay proyector y conexion: treinta segundos de webmail real valen mas que la diapositiva. Muestra sobre todo el asistente de redaccion, que enlaza con toda la manana. Si no hay conexion, no prometas de mas: describe lo que hace y ya.8PK
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9CORREO INSTITUCIONAL · COOPACSU CORREO DE HOY NO SE PIERDELo que hay guardado se traslada1Usted decide qué se llevaTodo, solo lo del último año, o empezar limpio2Se copia sin apagar nadaDurante el traslado sigue recibiendo con normalidad3Se cambia la entregaA partir de ahà el correo nuevo llega al buzón nuevo4Lo anterior queda un tiempoEl servidor actual sigue accesible mientras dure el contratoSon 31 GB en total. El traslado se hace por fuera del horario de atención, y a nadie se le corta el correo de un dÃa para otro sin avisar.PK
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El miedo real de la gente es perder su correo. Respondelo antes de que lo pregunten. La palabra clave es 'usted decide': el paso 1 les devuelve el control y con eso se relajan.9PK
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10CORREO INSTITUCIONAL · COOPACLO QUE NECESITAMOS DE USTEDDos minutos, ahoraSu nombre ya está en la lista con una dirección propuesta. Solo tiene que abrirla, ver si le parece bien y confirmar. Si prefiere otra, la escribe.Confirma con qué nombre quiere que le escribanNos dice cuál es su buzón de hoy, si tieneDecide qué hacer con el correo guardadoMarca a qué buzones de agencia o área necesita entrarevento.geomastersolutions.com/correo Apunte con la cámara del teléfonoPK
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AQUI SE HACE EL EJERCICIO. No sigas hasta que veas telefonos levantados. Diles: 'saquen el telefono ahora, son dos minutos y con eso resolvemos algo que lleva semanas parado'. Si alguien no puede, que lo haga en el almuerzo — pero insiste en que sea hoy.10PK
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11CORREO INSTITUCIONAL · COOPACDE AQUÃ� EN ADELANTEQué sigue, y cuándo HoyCada uno confirma su dirección La semana que vieneSe crean las cuentas y se prepara el traslado El trasladoFin de semana, fuera del horario de atención Su claveSe le entrega en persona, con una guÃa de cómo entrarNadie se queda sin correo en el camino. Y si algo no funciona, hay a quién reclamarle.PK
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Cierra con certidumbre: fechas, responsables y la promesa de que nadie se queda incomunicado. Si te preguntan la fecha exacta del traslado y no la tienes, di 'se les avisa con una semana de anticipacion' en vez de inventar un dia.11PK
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12CORREO INSTITUCIONAL · COOPACPARA CERRARUn correo con su nombre
es la cooperativa hablandoCuando un socio recibe un correo de martha.ortega@coopac.fin.ec sabe dos cosas: que le escribe una persona, y que detrás hay una institución.Antes del almuerzo: confirme la suya en el portal del evento. PK
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Frase de cierre y a comer. Si te queda tiempo, recuerda una vez mas el enlace. Lo que no puede pasar es que salgan a almorzar sin haber confirmado: revisa el panel durante el almuerzo y persigue a los que falten.12PK
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